Odpis aktu stanu cywilnego

Wymagane dokumenty

Wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego składa się do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego bez względu na miejsce sporządzenia i przechowywania aktu.

W Urzędzie Stanu Cywilnego w Raszkowie zarejestrowane są zdarzenia, które miały miejsce na terenie Gminy i Miasta Raszków.

Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres:

1) 100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia;

2)   80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu

      małżeństwa i aktu zgonu;

Po upływie podanych wyżej okresów, akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje w ciągu 2 lat do Archiwum Państwowego w Kaliszu.

 

Inne formy udostępniania informacji z ksiąg stanu cywilnego patrz sprawy:

·      Udostępnienie aktu stanu cywilnego celem wykonania fotokopii oraz skorowidzów alfabetycznych aktów zgonu celem przeglądania osobom uprawnionym do otrzymania odpisu aktu stanu cywilnego.  

·      Udostępnianie aktów stanu cywilnego, akt zbiorowych aktów stanu cywilnego i alfabetycznych skorowidzów aktów stanu cywilnego na zasadach określonych  w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

1. Do otrzymania odpisów aktów stanu cywilnego uprawnieni są:

·      osoba, której akt dotyczy,

·      wstępni, zstępni, rodzeństwo, małżonek, przedstawiciel ustawowy, opiekun,

·      sąd,

·      prokurator,

·      organy administracji publicznej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań,

·      osoby, które wykażą interes prawny,

·      organizacje społeczne, jeżeli jest to zgodne z ich celem statutowym i przemawia za tym interes społeczny,

Osoba uprawniona do otrzymania odpisu aktu stanu cywilnego może działać przez pełnomocnika, który zobowiązany jest złożyć do akt sprawy oryginał lub urzędowo poświadczoną kopię pełnomocnictwa.

1.    Wymagane dokumenty:

Uzyskanie każdego z zamawianych dokumentów wymaga złożenia odrębnego wniosku.

·      pisemny wniosek winien zawierać: dane wnioskodawcy  tj. imię i nazwisko, adres zamieszkania oraz ewentualnie numer telefonu kontaktowego, adres e-mail, imię i nazwisko osoby, której dotyczy akt (w przypadku zamawiania odpisu aktu urodzenia - nazwisko rodowe), datę zdarzenia, które akt potwierdza oraz miejsce zdarzenia (nazwę miejscowości, z ewentualnym wskazaniem gminy czy województwa), nr PESEL, adres zameldowania, nr i serię dowodu osobistego, jeśli są wnioskodawcy znane. Dodatkowo w odniesieniu do aktów odtworzonych i dokumentów wpisanych do polskich ksiąg stanu cywilnego - datę i miejsce odtworzenia lub wpisu. Dokumenty podlegają opłacie skarbowej. Ustawa o opłacie skarbowej przewiduje jednak szereg zwolnień i wyłączeń z tej opłaty ze względu na rodzaje spraw, w których dokumenty mają zostać wykorzystane. We wniosku należy wskazać cel wydania dokumentu, jeśli dokument ma być zwolniony z opłaty skarbowej.  Wniosek należy podpisać.

·      Tożsamość osoby składającej wniosek stwierdzana jest na podstawie ważnego dokumentu tożsamości. Dokumentem tożsamości jest dowód osobisty lub paszport.

Miejsce złożenia dokumentów

 1.  Wnioski dotyczące odpisów aktów urodzenia, małżeństwa, zgonu  z lat ubiegłych dot. zdarzeń zarejestrowanych w tutejszym urzędzie oraz odpisów aktów stanu cywilnego dotyczących zdarzeń zarejestrowanych w innych urzędach na terenie kraju należy składać w Urzędzie Stanu Cywilnego, Przybysławice nr 42, I piętro, pokój nr 1

Urząd Stanu Cywilnego pracuje: od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00 -16.00.

UWAGA!

Jest możliwe załatwianie spraw drogą korespondencyjną i elektroniczną.

 

Opłaty

 1.  Opłaty:

·      odpis skrócony - 22 zł

·      wielojęzyczny odpis skrócony - 22 zł

·      odpis zupełny - 33 zł

·      pełnomocnictwo - 17 zł, chyba że istnieje podstawa do zwolnienia dokumentu z opłaty skarbowej tj. jeśli pełnomocnictwa udzielono małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu.

2.Opłatę za wydanie dokumentów należy uiszczać na rachunek Urzędu Gminy i Miasta Raszków.

Wnioski krajowe: wpłata na konto nr  68843000090000021500136150. 

Urząd Stanu Cywilnego w każdym przypadku nieuiszczenia należnej opłaty skarbowej przekazuje informację organowi podatkowemu, co skutkuje dochodzeniem tej należności w postępowaniu egzekucyjnym.

Termin i sposób załatwienia

 1. Wydanie odpisu aktu stanu cywilnego z ksiąg przechowywanych w tutejszym urzędzie następuje niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie do 7 dni roboczych od daty złożenia wniosku.

2. Wydanie odpisu aktu stanu cywilnego z ksiąg przechowywanych w innych urzędach stanu cywilnego następuje, po migracji aktu do rejestru przez dany urząd, w terminie do 10 dni roboczych od daty złożenia wniosku.

 W sytuacji, gdy podanie nie spełnia wymogów określonych w przepisach prawa, przeprowadzane

jest postępowanie wyjaśniające. Odpis aktu stanu cywilnego przesyłany jest po jego pozytywnym zakończeniu.

Podstawa prawna

·      Art. 44, 45, 125 ust. 3 i 4 oraz 130 ust. 3 ustawy z dnia 28 listopada 2014r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2016 roku, poz.2064),

·      Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. z 2016 r., poz. 1827),

·      Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r., poz. 23 z późn. zm),

·      Konwencja Nr 16 sporządzona w Wiedniu dnia 08 września 1976 r. dotycząca wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 roku Nr 166 poz. 1735).

·      Ustawa z dnia 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U z 2017r. poz. 570)

·      Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2016r. poz. 1579)